Top dokumentu pārvaldības risinājumi [padziļināts ceļvedis]

Pēdējos gados uzņēmumi visā pasaulē ir pārgājuši no tradicionālās papīra dokumentācijas uz digitālo dokumentu pārvaldības sistēmām. Šo pāreju ir vēl vairāk paātrinājusi globālā pandēmija. Dokumenti – gan elektroniskie, gan papīra formātā – ir ļoti svarīgi uzņēmuma sekmīgai darbībai, jo informācijas pārvaldība no dažādiem avotiem var būt sarežģīta.

Tāpēc efektīvai dokumentu pārvaldības sistēmai jāspēj uzņemt, uzglabāt un izgūt gan elektroniskos, gan papīra dokumentus. Šādas sistēmas sniedz daudzas priekšrocības, kuras sīkāk aplūkosim turpmāk. Lai gūtu plašāku ieskatu, varat izlasīt mūsu iepriekšējo rakstu par dokumentu pārvaldības sistēmām.

Efektīvu dokumentu pārvaldības sistēmu 5 galvenie ieguvumi

i) Samazināta uzglabāšanas vieta

Kovid-19 dēļ attālinātais darbs kļūst par normu, tāpēc ir ievērojami palielinājusies nepieciešamība pēc mākoņdatu glabāšanas. Arī augstās fizisko dokumentu glabāšanas izmaksas ir spiedušas organizācijas pievērsties uz programmatūru balstītām dokumentu pārvaldības sistēmām. Šīs sistēmas palīdz uzņēmumiem ietaupīt vietu un samazināt izmaksas, līdz minimumam samazinot papīra dokumentu izmantošanu.

ii) Uzlabota sadarbība

Dokumentu pārvaldības sistēmas atvieglo koplietošanu un sadarbību. Tās ļauj dokumentiem no dažādiem avotiem piekļūt no vairākām vietām vienlaicīgi. Daudzas sistēmas arī uzlabo uzņēmējdarbības procesu pārskatāmību, tādējādi nodrošinot labāku darba plūsmas pārvaldību un uzraudzību.

iii) Uzlabota drošība

Katrai organizācijai ir ļoti svarīgi aizsargāt sensitīvus datus. Augstākā līmeņa dokumentu pārvaldības sistēmas nodrošina uzlabotu kontroli pār sensitīviem dokumentiem un ļauj izsekot, kas tos ir skatījis vai rediģējis, tostarp veikto izmaiņu apjomu un piekļuves laiku.

iv) Labāka atbilstība

Dažas organizācijas uztraucas par atbilstību normatīvo aktu prasībām. Tomēr uzticama dokumentu pārvaldības sistēma var droši uzglabāt klasificētus datus, vienlaikus nodrošinot atbilstību noteikumiem.

Tagad, kad esam izklāstījuši galvenās dokumentu pārvaldības sistēmu priekšrocības, aplūkosim dažas no labākajām pieejamajām iespējām. Paturiet prātā, ka šis saraksts nav sarindots; tā vietā mēs izcelsim katras sistēmas galvenās iezīmes, lai palīdzētu jums izvēlēties savām vajadzībām atbilstošu sistēmu.

Labākās dokumentu pārvaldības sistēmas, kas jāņem vērā

1) Bit.ai

Bit.ai ir mākoņdatošanas sistēma, kas vienkāršo dokumentu izveidi, pārvaldību un izsekošanu. Tā ļauj lietotājiem glabāt attēlus, videoklipus un failus no dažādām platformām un integrējas ar tādiem pakalpojumiem kā Google Drive un Dropbox.

2) PDFelement Pro

PDFelement Pro ir ideāli piemērots lietošanai mājās, jo tā lietotājam draudzīgais interfeiss piedāvā plašas PDF failu funkcijas. Tā nodrošina arī bezmaksas izmēģinājuma versiju jauniem lietotājiem.

3) Seeddms

Seeddms ir atvērtā koda sistēma, kas atbalsta sqlite3 un MySQL datubāzes. Tas ir uzņēmumiem piemērots risinājums dokumentu koplietošanai un glabāšanai.

4) OpenKM

OpenKM ir plaši pazīstama bezmaksas sistēma, kas ir saderīga ar tādām pārlūkprogrammām kā Internet Explorer, Chrome un Firefox. Tā ļauj lietotājiem automatizēt dokumentācijas procesus, izmantojot noteikumus un loģiku.

5) PandaDoc

PandaDoc ir vadošā platforma dokumentu izveidei, koplietošanai un piegādei tiešsaistē. Tā ir piemērota dažādiem departamentiem un dažāda lieluma uzņēmumiem.

6) PaperSave

PaperSave ir mākoņdatošanas sistēma maziem uzņēmumiem, kas piedāvā elektroniskās darba plūsmas ar datu validēšanas un apstiprināšanas noteikumiem.

7) Pinpoint

Pinpoint ir paredzēta dažāda lieluma uzņēmumiem, ļaujot droši uzglabāt dokumentus un nodrošināt saziņu no centralizēta centra.

8) Zoho Forms

Zoho Forms palīdz izveidot un pārvaldīt tiešsaistes veidlapas ar pielāgojamām tēmām un lauku tipiem, integrējoties ar tādiem maksājumu risinājumiem kā PayPal.

9) OpenDocMan

OpenDocMan ir atvērtā koda tīmekļa sistēma, kas ir saderīga ar PHP5 iespējotiem tīmekļa serveriem un MySQL5 datubāzēm.

10) Kimios

Kimios ir viegla atvērtā pirmkoda sistēma, ko var integrēt Windows operētājsistēmā saskaņā ar komerciālu licenci.

11) Google Docs

Google Docs ir populāra bezmaksas mākoņdatošanas sistēma, kas ļauj piekļūt datiem no jebkuras vietas, kur ir Gmail konts.

12) Alfresco

Alfresco racionalizē darba plūsmu, nodrošinot darbiniekiem vienu logu visiem dokumentiem.

13) PaperPort Standard

PaperPort Standard ir mājas programmatūra, kas samazina PDF dokumentu pazaudēšanas risku, piedāvājot skenēšanas, organizēšanas, koplietošanas un meklēšanas iespējas.

Efektīva dokumentu pārvaldības sistēma sniedz jums konkurences priekšrocības, racionalizējot svarīgu informāciju, ļaujot darbiniekiem un ieinteresētajām pusēm koncentrēties uz to, kas ir vissvarīgākais.